Історія нелінійних рішень благодійного фонду BGV
Передмова. Підґрунтя виникнення
Корпоративна соціальна відповідальність у групі компаній BGV Group Management і родини інвестора – Геннадія Буткевича, впроваджувалася на постійній основі, зокрема і до 2022 року. Проте з початком повномасштабного вторгнення з’явилася потреба у створенні власного благодійного фонду з фокусом на сильні рішення з мультиплікаційним ефектом.
У перші місяці головним принципом роботи фонду було реагування на кризи й гуманітарне забезпечення тих, хто потребував допомоги, всім необхідним, зокрема харчовими продуктами, засобами гігієни та дитячими товарами.
Важливо зазначити, що Фонд BGV виник за ініціативи працівників групи – тобто, саме працівники стали рушійною силою у створенні фонду, яку інвестор підтримав фінансово, інституційно й іміджево.
Від самого початку, у колективі фонду не було людей ззовні: співробітниками та волонтерами стали працівники групи компаній BGV. Відповідно сильна сторона Фонду BGV в тому, що «фундамент» організації – це команда професіоналів із бізнес-групи: юристи, фінансисти, бухгалтери, айтівці, які пройшли «бойове злагодження» попередньо в BGV Group Management.
Деякі проєкти фонду
За понад два роки роботи було реалізовано більш ніж 30 проєктів, серед яких варто виділити «Набори для малюків», «Забезпечення дітей ВПО планшетами для навчання», «Важливий кожен» та «Обличчя сили».
Завдяки проєкту «Набори для малюків» понад 50 000 дітей, які народилися вже під час війни, отримали допомогу. Це були комплексні бокси, орієнтовною вартістю 100$ кожен, із речами першої потреби: одяг, підгузки, засоби гігієни, іграшки, книги для розвитку тощо. Проєкт став масштабним: допомогу було надіслано у 3396 населених пунктів України у 23 областях. Цікавий факт: найменшому отримувачу допомоги було 14 годин від народження.
До різних хвиль проєкту долучилася ціла низка донорів – як українських компаній та фондів, так і міжнародних відомих брендів (такі як Chicco, Hipp, Huggies).
Проєкт отримав подальший розвиток в межах ініціативи «Екосвідомість з пелюшок», яку Благодійний фонд BGV реалізував спільно з німецькою некомерційною організацією #WeAreAllUkrainians, однією з найбільших європейських мереж аптек dm-drogerie markt (DM) та логістичним партнером Новою поштою.
Партнери з Німеччини передали партію допомоги в 1000 палет із сучасними екопідгузками, які дозволяють зменшити кількість відходів від них на 18%. Таким чином, фонд взяв на себе ще й просвітницьку роль – познайомити українську аудиторію з новим для широкого ринку продуктом – підгузками багаторазового використання.
У межах проєкту наборами з екопідузками вдалося забезпечити 43 000 українських родин.
Проєкт «Екосвідомість із пелюшок» мав дві важливі цілі:
- Знизити витрати родин на підгузки: батьки використовують багаторазові трусики, які можна прати. Згодом це дозволить купувати лише змінні вкладки, які значно дешевші за звичайні підгузки.
- Зменшити кількість відходів, які залишаються після використання традиційних підгузків, що містять багато шкідливих для навколишнього середовища матеріалів.
«Важливий кожен» – проєкт підтримки продуктовими наборами літніх людей. Під час війни, коли допомога сфокусована на армії, на підтримці багатодітних сімей чи ВПО, гуманітарного реагування для окремої цільової аудиторії – людей літнього віку – було дуже мало. Завдяки зазначеному проєкту 36 000 пенсіонерів у 58 громадах отримали гуманітарну допомогу від Фонду. Вже було реалізовано три хвилі проєкту.
Особливістю цього проєкту було те, що Фонд зміг залучити низку додаткових партнерів, зокрема локальних бізнесів, кожен з яких доповнив продуктові набори додатковими позиціями товару, і таким чином допомогу вдалося розширити.
У 2023 році Фонд розпочав реалізацію унікального проєкту на міжнародному рівні державно-приватного партнерства.
Ініціатива «Обличчя сили»– це програма Благодійного фонду BGV спільно з урядом Естонії для безплатного протезування українських військових. У рамках програми пацієнтам виготовляють та встановлюють надсучасні електронні протези. Вартість одного такого протеза сягає 70-80 тисяч євро. За перший рік ініціативи було встановлено 32 протези.
Проєкт ініційовано Міністерством соціальної політики Естонії у співпраці з Силами оборони Естонії та Східно-Талліннською центральною клінічною лікарнею. Для українців протезування у рамках програми є повністю безплатним: виготовлення, встановлення, реабілітація в Східно-Талліннській центральній лікарні та логістичні витрати беруть на себе ініціатори проєкту.
Протезування військових відбувається на базі естонської клініки Ida-Tallinna Keskhaigla (Східно-Талліннська центральна клінічна лікарня). Медичний заклад є одним із найбільших в країні: до його складу входять сім клінік, а штат нараховує понад 2500 працівників.
Проєкт став знаковим для команди Фонду. Крім основного завдання – протезування військових, фонд реалізував велику інформаційну частину ініціативи, розповівши українській аудиторії, урядовцям й організаціям на міжнародному рівні історії учасників програми, які завдяки естонській підтримці отримали високоякісні протези. Ціль – переконати підтримувати подібні проєкти якомога більшу кількість партнерів. Назва проєкту «Обличчя сили» говорить сама за себе – достатньо подивитись на обличчя українських військових, аби зрозуміти їхню силу.
Складовими інформаційної частини проєкту були:
- Онлайн-спецпроєкт з історіями учасників програми протезування.
- Фотосесія військових «Обличчя сили» для напрацювання візуальної складової проєкту.
- Друкована книга «Обличчя сили», яка розповідала та показувала історії й переживання учасників.
- Фотовиставки «Обличчя сили» на різних майданчиках та для різних аудиторій.
«Швидка допомога» – назва ще одного мініпроєкту, як реальна (автомобіль швидкої допомоги), так і метафорична, як корпоративний культурний мем в команді фонду для позначення важкого і надскладного проєкту, який потребує непередбачуваної кількості зусиль та залученості.
Під час реального проєкту – доставки авто швидкої з США в Україну, було витрачено 4 місяці та неймовірна кількість зусиль всієї команди фонду.
Стратегічне фокусування: цільова аудиторія
У перший рік широкомасштабної війни допомагали всім, кому це було потрібно: ВПО, родинам з-поміж соціально вразливих категорій, пенсіонерам, дітям, військовим. З метою подальшої системної роботи фонду була ініційована стратегічна сесія й ухвалено рішення щодо фокусу та подальших пріоритетів.
В результаті стратегування було виділено три основні цільові групи взаємодії:
- Діти – від народження і до 18 років по всій Україні, крім тимчасово окупованих територій.
- Люди літнього віку в окремих регіонах.
- Захисники двох категорій:
- ветерани, які вже пройшли військову службу, є демобілізованими й перейшли у статус ветеранів;
- військові, які зараз проходять військову службу.
Принципи діяльності фонду
Основними принципами Фонду BGV стали системність та проєктний підхід до реалізації благодійних ініціатив, з чітким розмежуванням, що фонд робить сам, а де потрібно залучити партнерів.
З погляду системного управління, задача фонду не просто реалізувати певний проєкт, а створити умови для екосистемних рішень з метою мультиплікації результату. Фактично, на одну витрачену гривню на благодійність від групи компаній BGV, вдалося залучити додаткові 5 гривень. Тобто, при інвестиції у благодійність 200 млн грн за два роки вдалося реалізувати допомогу на понад мільярд гривень.
Ще одним принципом взаємодії в проєкті є відсутність будь-якого зв’язку партнера з країною-агресором – росією. Як приклад, до Фонду неодноразово зверталися транснаціональні продуктові компанії, які продовжують реалізовувати свої товари на території країни-агресора. Команда Фонду зазвичай надає аргументовану відмову у співпраці з такими компаніями, навіть за умови благодійного контексту такої кооперації.
Реалізація рішень «широким поглядом»
За основу діяльності фонд обрав екосистемну модель взаємодії, яка ілюструє наступні переваги:
- фонд об’єднує та управляє ресурсами різних організацій, які зголосилися долучитися до аргументованої благодійності, що своєю чергою підвищує ефективність, гнучкість та експертність реалізації проєкту;
- об’єднання зусиль дозволяє досягти масштабу, який учасники проєкту поодинці навряд чи змогли б реалізувати;
- співпраця з широким колом відомих компаній підвищує довіру громадськості та донорів до проєкту.
Красномовним кейсом став проєкт із забезпечення доступу до онлайн-освіти дітей ВПО із соціально вразливих категорій. Для донора-ініціатора достатнім було рішення надати з цією метою планшети, на що і виділив гроші. Але з погляду системності розв’язання проблеми, не були враховані наступні моменти, які створювали додану цінність в рішенні «широким поглядом»:
- Як будуть працювати закуплені планшети у представників цільової аудиторії?
- Хто навчить їх користуватися планшетами?
- Хто забезпечить/профінансує інтернет-зв’язок?
- Хто доставить планшети до бенефіціарів?
- Хто допоможе максимально ефективно реалізувати грантовий проєкт з погляду відбору цільової аудиторії (збір верифікованих даних про ЦА, відбір ЦА за об’єктивними критеріями та надійне інформування про проєкт)?
Таким чином до вищезгаданого проєкту долучилися додаткові зовнішні та внутрішні партнери:
- Нова пошта, яка зайнялася доставкою гаджетів родинам власним коштом, а також забезпечила пакувальними матеріалами команду Фонду BGV.
- Vodafone Україна, яка надала доступ до інтернету: кожен планшет був оснащений SIM-картами з передплаченим на один рік 4G-інтернетом.
- Підрозділ ІТ-розробки групи компаній BGV, який створив спеціальну онлайн-платформу для зручності збору заявок на вказаний проєкт і забезпечив інтеграцію між програмним забезпеченням Нової пошти та Фонду.
- Офіс Омбудсмана та представники соціальних служб, які мали доступ до інформації про цільову аудиторію проєкту і допомогли з перевіркою щодо релевантності заявників а, також, забезпечили доступ до представників недиджиталізованої цільової аудиторії.
- Спеціальна команда менеджерів фонду перевіряла отримувачів на предмет наявності й достовірності документів.
- Команда менеджерів Фонду BGV розробила навчальні інструкції щодо користування планшетом з метою онлайн-навчання, таким чином забезпечивши налаштування освітньої функції.
Тобто дитина отримувала не просто гаджет, а повністю забезпечений інструмент для онлайн-навчання. В результаті реалізації проєкту, доступ до онлайн освіти отримали 5 000 школярів із семи областей України.
Технології, як системні рішення при створенні доданої цінності в продуктах фонду
Проєкти Фонду використовують технології для оптимізації процесу подання заявок та доставки допомоги. Далі розберемо детальніше, як це працює.
Основні елементи проєкту:
- Онлайн-платформа: https://bgvfund.org/eko-pampers-ua/ – зручний інтерфейс для збору заявок від родин на допомогу дітям
- Система верифікації: автоматизована перевірка заявок для забезпечення адресної допомоги.
- Кросплатформа: сайт адаптовано до персональних ПК, планшетів, смартфонів.
- Система логістики: реалізовано інтеграцію з Новою поштою на етапах формування заявки, призначенні товарно-транспортних накладних, відвантаження пакунків зі складів фонду.
- Система звітності: забезпечує прозорість та підзвітність проєкту.
Процес подання заявки (Front-end):
- Попередня перевірка: заявки подаються через вебсайт фонду, де система автоматично перевіряє їх за заздалегідь визначеними критеріями, щоб запобігти дублікатам та недійсним записам. Це гарантує точність даних і зменшує обсяг ручної роботи.
- Вибір відділення: заявники можуть вибрати зручні пункти видачі Нової Пошти безпосередньо на вебсайті, що усуває потребу в ручному введенні адреси та можливі помилки. Щодобово здійснюється перевірка фактичної роботи відділень Нової пошти.
- Підтвердження та відстеження: заявники отримують електронний лист із підтвердженням й унікальним номером заявки для відстеження процесу.
Процес обробки заявок (Back-end):
- Back-end система фонду використовує рішення Microsoft PowerApp та PowerAutomate. Ця комбінація дозволяє:
– Провести попередню обробку даних: автоматична перевірка дублікатів, стандартизація символів та перевірка даних перед тим, як вони потраплять до менеджерів для роботи.
– Управляти робочими процесами: менеджери отримують доступ до попередньо оброблених даних через мобільні додатки для остаточного перегляду та створення пакетів.
Інтеграція з Новою Поштою:
- Синхронізація даних: система Фонду BGV безперебійно інтегрується з API Нової Пошти, автоматично передаючи деталі відправлення, включаючи міста призначення та вибрані пункти видачі.
- Електронне відстеження: фонд отримує електронні товарно-транспортні накладні на кожне відправлення, що дає можливість ефективного відстеження та прозорість.
Доставка та виконання:
- Склади: фонд використовує власні склади для зберігання і формування партій благодійної допомоги, що гарантує безпечне та економне відправлення партій підгузків. Логістика Нової пошти щотижнево здійснює відвантаження. А з урахуванням інтеграції фонду цей процес виконується дуже оперативно і за короткий час.
- Підтвердження доставки: одержувачі отримують повідомлення про доставку та можуть відстежувати свої відправлення через онлайн-платформу Нової Пошти.
Використання різних технологій допомагає отримати хороші результати, серед яких:
- Підвищення ефективності: автоматизація процесів значно зменшує обсяг ручної роботи та час обробки, що дозволяє нам охопити більше сімей, які потребують допомоги.
- Підвищення точності: перевірка даних та системні перевірки мінімізують помилки та гарантують успішну доставку.
- Підвищення прозорості: одержувачі отримують своєчасні оновлення та можуть відстежувати свої відправлення, що сприяє довірі та задоволеності.
Вимір успіху реалізації проєктів фонду
Для оцінки діяльності фонд запровадив якісні та кількісні показники.
Кількісний показник – це перелік проєктів, які вдалося реалізувати за 2 роки: їх понад 30, та кількість бенефіціарів, які прямо чи опосередковано отримали допомогу від фонду: їх понад 250 тис. осіб.
Якісний показник охоплює кілька аспектів:
- позитивний вплив проєкту на його кінцевих бенефіціарів – відгуки бенефіціарів у соціальних мережах та опитування задоволеності від проєкту через електронну пошту;
- масштабування успішно реалізованого проєкту, тобто можливість запровадження 2-ї, 3-ї й т.д. хвилі того чи того проєкту, його продовження;
- сформована позитивна репутація фонду і його партнерів у межах реалізованих проєктів, тобто можливість реалізовувати нові проєкти з партнерами, які до цього були залучені, використовувати цю успішність співпраці як основу для пошуку нових партнерів, донорів;
- case study: показовим прикладом є історії українців, записані у межах спецпроєкту “Обличчя сили”. Завдяки програмі з протезування вони отримали шанс на повернення до активного життя.
Передмова. Підґрунтя виникнення
Корпоративна соціальна відповідальність у групі компаній BGV Group Management і родини інвестора – Геннадія Буткевича, впроваджувалася на постійній основі, зокрема і до 2022 року. Проте з початком повномасштабного вторгнення з’явилася потреба у створенні власного благодійного фонду з фокусом на сильні рішення з мультиплікаційним ефектом.
У перші місяці головним принципом роботи фонду було реагування на кризи й гуманітарне забезпечення тих, хто потребував допомоги, всім необхідним, зокрема харчовими продуктами, засобами гігієни та дитячими товарами.
Важливо зазначити, що Фонд BGV виник за ініціативи працівників групи – тобто, саме працівники стали рушійною силою у створенні фонду, яку інвестор підтримав фінансово, інституційно й іміджево.
Від самого початку, у колективі фонду не було людей ззовні: співробітниками та волонтерами стали працівники групи компаній BGV. Відповідно сильна сторона Фонду BGV в тому, що «фундамент» організації – це команда професіоналів із бізнес-групи: юристи, фінансисти, бухгалтери, айтівці, які пройшли «бойове злагодження» попередньо в BGV Group Management.
Деякі проєкти фонду
За понад два роки роботи було реалізовано більш ніж 30 проєктів, серед яких варто виділити «Набори для малюків», «Забезпечення дітей ВПО планшетами для навчання», «Важливий кожен» та «Обличчя сили».
Завдяки проєкту «Набори для малюків» понад 50 000 дітей, які народилися вже під час війни, отримали допомогу. Це були комплексні бокси, орієнтовною вартістю 100$ кожен, із речами першої потреби: одяг, підгузки, засоби гігієни, іграшки, книги для розвитку тощо. Проєкт став масштабним: допомогу було надіслано у 3396 населених пунктів України у 23 областях. Цікавий факт: найменшому отримувачу допомоги було 14 годин від народження.
До різних хвиль проєкту долучилася ціла низка донорів – як українських компаній та фондів, так і міжнародних відомих брендів (такі як Chicco, Hipp, Huggies).
Проєкт отримав подальший розвиток в межах ініціативи «Екосвідомість з пелюшок», яку Благодійний фонд BGV реалізував спільно з німецькою некомерційною організацією #WeAreAllUkrainians, однією з найбільших європейських мереж аптек dm-drogerie markt (DM) та логістичним партнером Новою поштою.
Партнери з Німеччини передали партію допомоги в 1000 палет із сучасними екопідгузками, які дозволяють зменшити кількість відходів від них на 18%. Таким чином, фонд взяв на себе ще й просвітницьку роль – познайомити українську аудиторію з новим для широкого ринку продуктом – підгузками багаторазового використання.
У межах проєкту наборами з екопідузками вдалося забезпечити 43 000 українських родин.
Проєкт «Екосвідомість із пелюшок» мав дві важливі цілі:
- Знизити витрати родин на підгузки: батьки використовують багаторазові трусики, які можна прати. Згодом це дозволить купувати лише змінні вкладки, які значно дешевші за звичайні підгузки.
- Зменшити кількість відходів, які залишаються після використання традиційних підгузків, що містять багато шкідливих для навколишнього середовища матеріалів.
«Важливий кожен» – проєкт підтримки продуктовими наборами літніх людей. Під час війни, коли допомога сфокусована на армії, на підтримці багатодітних сімей чи ВПО, гуманітарного реагування для окремої цільової аудиторії – людей літнього віку – було дуже мало. Завдяки зазначеному проєкту 36 000 пенсіонерів у 58 громадах отримали гуманітарну допомогу від Фонду. Вже було реалізовано три хвилі проєкту.
Особливістю цього проєкту було те, що Фонд зміг залучити низку додаткових партнерів, зокрема локальних бізнесів, кожен з яких доповнив продуктові набори додатковими позиціями товару, і таким чином допомогу вдалося розширити.
У 2023 році Фонд розпочав реалізацію унікального проєкту на міжнародному рівні державно-приватного партнерства.
Ініціатива «Обличчя сили»– це програма Благодійного фонду BGV спільно з урядом Естонії для безплатного протезування українських військових. У рамках програми пацієнтам виготовляють та встановлюють надсучасні електронні протези. Вартість одного такого протеза сягає 70-80 тисяч євро. За перший рік ініціативи було встановлено 32 протези.
Проєкт ініційовано Міністерством соціальної політики Естонії у співпраці з Силами оборони Естонії та Східно-Талліннською центральною клінічною лікарнею. Для українців протезування у рамках програми є повністю безплатним: виготовлення, встановлення, реабілітація в Східно-Талліннській центральній лікарні та логістичні витрати беруть на себе ініціатори проєкту.
Протезування військових відбувається на базі естонської клініки Ida-Tallinna Keskhaigla (Східно-Талліннська центральна клінічна лікарня). Медичний заклад є одним із найбільших в країні: до його складу входять сім клінік, а штат нараховує понад 2500 працівників.
Проєкт став знаковим для команди Фонду. Крім основного завдання – протезування військових, фонд реалізував велику інформаційну частину ініціативи, розповівши українській аудиторії, урядовцям й організаціям на міжнародному рівні історії учасників програми, які завдяки естонській підтримці отримали високоякісні протези. Ціль – переконати підтримувати подібні проєкти якомога більшу кількість партнерів. Назва проєкту «Обличчя сили» говорить сама за себе – достатньо подивитись на обличчя українських військових, аби зрозуміти їхню силу.
Складовими інформаційної частини проєкту були:
- Онлайн-спецпроєкт з історіями учасників програми протезування.
- Фотосесія військових «Обличчя сили» для напрацювання візуальної складової проєкту.
- Друкована книга «Обличчя сили», яка розповідала та показувала історії й переживання учасників.
- Фотовиставки «Обличчя сили» на різних майданчиках та для різних аудиторій.
«Швидка допомога» – назва ще одного мініпроєкту, як реальна (автомобіль швидкої допомоги), так і метафорична, як корпоративний культурний мем в команді фонду для позначення важкого і надскладного проєкту, який потребує непередбачуваної кількості зусиль та залученості.
Під час реального проєкту – доставки авто швидкої з США в Україну, було витрачено 4 місяці та неймовірна кількість зусиль всієї команди фонду.
Стратегічне фокусування: цільова аудиторія
У перший рік широкомасштабної війни допомагали всім, кому це було потрібно: ВПО, родинам з-поміж соціально вразливих категорій, пенсіонерам, дітям, військовим. З метою подальшої системної роботи фонду була ініційована стратегічна сесія й ухвалено рішення щодо фокусу та подальших пріоритетів.
В результаті стратегування було виділено три основні цільові групи взаємодії:
- Діти – від народження і до 18 років по всій Україні, крім тимчасово окупованих територій.
- Люди літнього віку в окремих регіонах.
- Захисники двох категорій:
- ветерани, які вже пройшли військову службу, є демобілізованими й перейшли у статус ветеранів;
- військові, які зараз проходять військову службу.
Принципи діяльності фонду
Основними принципами Фонду BGV стали системність та проєктний підхід до реалізації благодійних ініціатив, з чітким розмежуванням, що фонд робить сам, а де потрібно залучити партнерів.
З погляду системного управління, задача фонду не просто реалізувати певний проєкт, а створити умови для екосистемних рішень з метою мультиплікації результату. Фактично, на одну витрачену гривню на благодійність від групи компаній BGV, вдалося залучити додаткові 5 гривень. Тобто, при інвестиції у благодійність 200 млн грн за два роки вдалося реалізувати допомогу на понад мільярд гривень.
Ще одним принципом взаємодії в проєкті є відсутність будь-якого зв’язку партнера з країною-агресором – росією. Як приклад, до Фонду неодноразово зверталися транснаціональні продуктові компанії, які продовжують реалізовувати свої товари на території країни-агресора. Команда Фонду зазвичай надає аргументовану відмову у співпраці з такими компаніями, навіть за умови благодійного контексту такої кооперації.
Реалізація рішень «широким поглядом»
За основу діяльності фонд обрав екосистемну модель взаємодії, яка ілюструє наступні переваги:
- фонд об’єднує та управляє ресурсами різних організацій, які зголосилися долучитися до аргументованої благодійності, що своєю чергою підвищує ефективність, гнучкість та експертність реалізації проєкту;
- об’єднання зусиль дозволяє досягти масштабу, який учасники проєкту поодинці навряд чи змогли б реалізувати;
- співпраця з широким колом відомих компаній підвищує довіру громадськості та донорів до проєкту.
Красномовним кейсом став проєкт із забезпечення доступу до онлайн-освіти дітей ВПО із соціально вразливих категорій. Для донора-ініціатора достатнім було рішення надати з цією метою планшети, на що і виділив гроші. Але з погляду системності розв’язання проблеми, не були враховані наступні моменти, які створювали додану цінність в рішенні «широким поглядом»:
- Як будуть працювати закуплені планшети у представників цільової аудиторії?
- Хто навчить їх користуватися планшетами?
- Хто забезпечить/профінансує інтернет-зв’язок?
- Хто доставить планшети до бенефіціарів?
- Хто допоможе максимально ефективно реалізувати грантовий проєкт з погляду відбору цільової аудиторії (збір верифікованих даних про ЦА, відбір ЦА за об’єктивними критеріями та надійне інформування про проєкт)?
Таким чином до вищезгаданого проєкту долучилися додаткові зовнішні та внутрішні партнери:
- Нова пошта, яка зайнялася доставкою гаджетів родинам власним коштом, а також забезпечила пакувальними матеріалами команду Фонду BGV.
- Vodafone Україна, яка надала доступ до інтернету: кожен планшет був оснащений SIM-картами з передплаченим на один рік 4G-інтернетом.
- Підрозділ ІТ-розробки групи компаній BGV, який створив спеціальну онлайн-платформу для зручності збору заявок на вказаний проєкт і забезпечив інтеграцію між програмним забезпеченням Нової пошти та Фонду.
- Офіс Омбудсмана та представники соціальних служб, які мали доступ до інформації про цільову аудиторію проєкту і допомогли з перевіркою щодо релевантності заявників а, також, забезпечили доступ до представників недиджиталізованої цільової аудиторії.
- Спеціальна команда менеджерів фонду перевіряла отримувачів на предмет наявності й достовірності документів.
- Команда менеджерів Фонду BGV розробила навчальні інструкції щодо користування планшетом з метою онлайн-навчання, таким чином забезпечивши налаштування освітньої функції.
Тобто дитина отримувала не просто гаджет, а повністю забезпечений інструмент для онлайн-навчання. В результаті реалізації проєкту, доступ до онлайн освіти отримали 5 000 школярів із семи областей України.
Технології, як системні рішення при створенні доданої цінності в продуктах фонду
Проєкти Фонду використовують технології для оптимізації процесу подання заявок та доставки допомоги. Далі розберемо детальніше, як це працює.
Основні елементи проєкту:
- Онлайн-платформа: https://bgvfund.org/eko-pampers-ua/ – зручний інтерфейс для збору заявок від родин на допомогу дітям
- Система верифікації: автоматизована перевірка заявок для забезпечення адресної допомоги.
- Кросплатформа: сайт адаптовано до персональних ПК, планшетів, смартфонів.
- Система логістики: реалізовано інтеграцію з Новою поштою на етапах формування заявки, призначенні товарно-транспортних накладних, відвантаження пакунків зі складів фонду.
- Система звітності: забезпечує прозорість та підзвітність проєкту.
Процес подання заявки (Front-end):
- Попередня перевірка: заявки подаються через вебсайт фонду, де система автоматично перевіряє їх за заздалегідь визначеними критеріями, щоб запобігти дублікатам та недійсним записам. Це гарантує точність даних і зменшує обсяг ручної роботи.
- Вибір відділення: заявники можуть вибрати зручні пункти видачі Нової Пошти безпосередньо на вебсайті, що усуває потребу в ручному введенні адреси та можливі помилки. Щодобово здійснюється перевірка фактичної роботи відділень Нової пошти.
- Підтвердження та відстеження: заявники отримують електронний лист із підтвердженням й унікальним номером заявки для відстеження процесу.
Процес обробки заявок (Back-end):
- Back-end система фонду використовує рішення Microsoft PowerApp та PowerAutomate. Ця комбінація дозволяє:
– Провести попередню обробку даних: автоматична перевірка дублікатів, стандартизація символів та перевірка даних перед тим, як вони потраплять до менеджерів для роботи.
– Управляти робочими процесами: менеджери отримують доступ до попередньо оброблених даних через мобільні додатки для остаточного перегляду та створення пакетів.
Інтеграція з Новою Поштою:
- Синхронізація даних: система Фонду BGV безперебійно інтегрується з API Нової Пошти, автоматично передаючи деталі відправлення, включаючи міста призначення та вибрані пункти видачі.
- Електронне відстеження: фонд отримує електронні товарно-транспортні накладні на кожне відправлення, що дає можливість ефективного відстеження та прозорість.
Доставка та виконання:
- Склади: фонд використовує власні склади для зберігання і формування партій благодійної допомоги, що гарантує безпечне та економне відправлення партій підгузків. Логістика Нової пошти щотижнево здійснює відвантаження. А з урахуванням інтеграції фонду цей процес виконується дуже оперативно і за короткий час.
- Підтвердження доставки: одержувачі отримують повідомлення про доставку та можуть відстежувати свої відправлення через онлайн-платформу Нової Пошти.
Використання різних технологій допомагає отримати хороші результати, серед яких:
- Підвищення ефективності: автоматизація процесів значно зменшує обсяг ручної роботи та час обробки, що дозволяє нам охопити більше сімей, які потребують допомоги.
- Підвищення точності: перевірка даних та системні перевірки мінімізують помилки та гарантують успішну доставку.
- Підвищення прозорості: одержувачі отримують своєчасні оновлення та можуть відстежувати свої відправлення, що сприяє довірі та задоволеності.
Вимір успіху реалізації проєктів фонду
Для оцінки діяльності фонд запровадив якісні та кількісні показники.
Кількісний показник – це перелік проєктів, які вдалося реалізувати за 2 роки: їх понад 30, та кількість бенефіціарів, які прямо чи опосередковано отримали допомогу від фонду: їх понад 250 тис. осіб.
Якісний показник охоплює кілька аспектів:
- позитивний вплив проєкту на його кінцевих бенефіціарів – відгуки бенефіціарів у соціальних мережах та опитування задоволеності від проєкту через електронну пошту;
- масштабування успішно реалізованого проєкту, тобто можливість запровадження 2-ї, 3-ї й т.д. хвилі того чи того проєкту, його продовження;
- сформована позитивна репутація фонду і його партнерів у межах реалізованих проєктів, тобто можливість реалізовувати нові проєкти з партнерами, які до цього були залучені, використовувати цю успішність співпраці як основу для пошуку нових партнерів, донорів;
- case study: показовим прикладом є історії українців, записані у межах спецпроєкту “Обличчя сили”. Завдяки програмі з протезування вони отримали шанс на повернення до активного життя.
